II. 审核注意事项，SA8000:  9. 管理体系

II. A. 回顾关键问题，SA8000:  9. 管理体系

审核员应对下列问题进行审核：基于结果的证据，中小型企业的管理体系，社会责任代表，工人培训，员工参与，以及内部审核。该清单并不详尽，审核员需要根据具体的生产设备和当地的情况修改和/或扩充本清单。

1. 基于结果的证据(确凿证据)

a)  在每次的审核报告中重点对待：公司管理体系的状态，包括对供应商的管控，和体现公司对其供应商、分包商和次级供应商监测报告的进度。

b)  妥善保存记录仅仅是SA8000管理体系中的一个组成部分。在进行审核时，更重要的是核实公司是否采取了具体且适当的行动以改善执行效果并保证持续合规性。合理的合规性证据不应是单面的。审核员应多方面查看证据的来源，以及实际变化的确切程度。审核员应检查以下核心问题，它们可以帮助审核员具体化审核程序：

i.   SA8000中的书面政策有多少得到了实施？

ii.  该公司遵从哪些程序？

iii. 这些流程和程序是如何被评估的？

iv.  随着时间的推移，这些程序和流程是如何得到改进的？

v.   员工是否了解所实施的SA8000中的要素和涉及到的程序？

c)  对工人和管理者进行良好的访谈是至关重要的。审核员应设法核实是否存在就位的相符程序，以确保涉及本标准的每一项相关问题都能保持持续的合规性。体系有效性的证据包括管理层人员和工人对其的广泛理解。但是更重要的是，工人和管理者对某一特定程序或体系进行解释的能力，变化和改善的证据应是能观察到的。例如：

i.   如果存在就位的体系，可以保证工人的健康和安全，那么事故的发生率应有所下降或一直处于较低水平。

ii.  如果一家工厂符合SA8000对于工作时间的要求，然而该工厂的竞争对手全部要求其工人工作时间多加班20%或30%，那么审核员应询问该工厂任何做到遵守本标准的要求。取得了什么样的变化？是什么样的原因使得工作时间的大幅度减少？

iii. 是否与供应商、分包商或级次供应商就SA8000相关问题进行多次的沟通？是否存在他们遵守和改变的证据？如果绩效结果显示该体系没有成效，审核员应深入调查以确定书面加载的体系是否在实际中使用。

2. 中小型企业的管理体系

a)  SA8000旨在促进系统的合规性，而不是单单的要求"检查清单"或“检查日”的做法。出于该原因，本标准的管理体系要求则非常重要。如果正确的解读，这些要求对中小型企业（SMEs）不应该形成不均衡的挑战。通过管理体系审查进行验证的基本要素有：承诺，沟通，以及有效性。对于中小型企业，他们所实施的SA8000体系的要素要比大型企业相对容易：

i.   承诺：级别低的管理人员应能够与大部分的管理者密切协调和参与SA8000各个方面的规划和实施。

ii.  沟通：对于劳动力较少的企业，这种情况应大大方便高层管理人员直接向工人就公司对社会合规性的规划和意图进行沟通。这也使得对管理者和主管对本标准的要求进行监控更加容易。

iii. 有效性：合规性文件（的准备）对中小型企业来说是相当简单的。管理层与工人的沟通可以更多地依靠口头方式和小组会议。审核员还可以更多地依靠工人访谈，因为相比于大型企业，审核员在中小型企业可以实际地接触到更多比例的工人。

3. 社会责任代表

a)  SA8000希望能有社会责任代表，管理层代表和工人代表。

i.  SA8000管理层代表负责解决工人的关注问题，参与管理层审查，并且要促进SA8000要素的实施过程中的执行和持续改进。管理层代表可以通过高层管理层任命，应有决策权和预算制定权利并根据需要去实施预防和/或整改措施。

ii.  SA8000工人代表是由其他非管理层、非主管人员自由选举出的非管理层、非主管人员的普通工人，其职责是促进管理层与工人之间的沟通。如果公司存在自由选举的工会，工人应能够进行选举工人代表并且可以在公司的厂址和上班时间进行此选举。然而，公司即使没有工人代表也可以得到认证，但是必须有证据表明工人允许进行选举工人代表。

a.  审核员应通过工人访谈和其他方法，以核实管理层没有干预或操控选举或工人代表的集会。

b.  审核员还应该工厂中的所有工人都知道SA8000工人代表概念的存在和其职责范围。工人代表是接收关于本标准不合规性的工人匿名意见和投诉的重要渠道。工人代表应有权促进与管理层人员就本标准的相关问题进行沟通。然而，实施SA8000不是工人代表应负的责任；合规性的责任由高层管理人员负责。

c.  正如SA8000规定所述，工人代表不是、也不应该被视为可以替代工会。工人代表不具有从事于集体谈判的法律权利，仅仅是公认的工会才具备该权利。SA8000工人代表不应该以任何方式削弱工会或其代表（的基础）（根据国际劳工组织第98号公约第2条）。SA8000工人代表的权利有限，尤其是作为公司为了实现SA8000合规性一部分努力而被选举工人代表。出于此原因， SA8000工人代表没有、也不应该设法获得更宽泛的代表职责（例如集体谈判），除非该SA8000工人代表同时曾经被自由选举为工会或工人组织的代表。审核员应核实能明确表明两个实体间区别的沟通情况，包括培训资料、人力资源手册，和其他形式的沟通记录。

4. 工人培训

a)  审核员应核实每名员工是否定期接受关于社会责任问题的培训；培训的频率对于公司的离职率水平是否充足；SA8000的要求是否已知并且各级员工对其了解；而且执行SA8000的要求的明确责任是否有明确定义。对于最终为本标准的合规性负责的高级管理层人员来说是尤其重要的。

b)  如果管理者不能够流利的讲工人使用的语言或者工人是文盲，审核员应分别单独询问管理者和工人SA8000的要求和沟通时如何实施的。为了让员工充分的了解指示且从培训中获益，公司应向各级员工提供以当地语言编写的全部培训资料。SA8000标准本身应被翻译成当地语言，对于实施所需的相关资料（如公司政策和涉及本标准的相关程序）也应该翻译成当地语言。如果公司存在文盲工人，管理者应负责提供带有配图的口头解释。在所有情况下，公司应维持此类型培训的记录以及如何实施的记录。审核员应访问员工以确定该培训的有效性。

5. 员工参与

工人对SA8000管理体系的成功实施作出巨大的重要贡献；所以在进行审核时，审核员应把工人的参与作为合规性的重要参考指标。审核员应检查以下几点作为确定工人参与程度的参考：

a)  是否已经把公司的政策和程序传达给所有的工人？

b)  工人是否有机会参与和检查SA8000合规性的实施？

c)  工人关心的问题和提出的投诉是否得到了解决？

d)  整改行动方案是否及时且全面？

6. 内部审核

内部审核和管理层审查是保证持续改进的实用手段，也是审查SA8000管理体系的有效工具。审核员应核实是否有采取全面的定期内部审核和/或管理层审查或同等的定期审查，并且高层管理人员对此进行检查且监测结果。